ワークショップ中の時間管理はシビアに | パステルアートインストラクターのための「困った!」解決Tips
【講座中】参加者様との関わり方

ワークショップ中の時間管理はシビアに

【講座中】参加者様との関わり方

ワークショップ中の時間管理、とても難しいですよね。「時間は守りましょう」というのは誰でも分かっていること、それでもうまく進行を回せない時は必ずやってきます。そんな状況を防ぐため、いくつかのポイントを押さえておきましょう。

時間管理がうまくいかない時に起こる問題とは

ぱす子さん
ぱす子さん

やっちゃいました…。ワークショップ終わりの時間、大幅に超えちゃいました…。

ひふみん
ひふみん

あらあら…珍しくガチ凹み。

ぱす子さん
ぱす子さん

参加者様は「気にしない」っておっしゃってくださったんですが、待っておられたお迎えの方からチクリと…。申し訳ないやら情けないやらです。

生身の講師が生身の参加者様と、正真正銘のライブで行うワークショップ。

その性質上、どうしても時間の伸び縮みが起こりうるものですが、終了時間を過ぎてしまうのは困りものです。どんな問題があるか、考えてみましょう。

参加者様からの信頼を損なう

第一の問題は、あなたの講師としての信頼を多少なりとも損なってしまうことです。

例えば集客の際に「13:00~15:00」と告知されていたとします。

当然、その時間設定で予定が合う人たちが集まったはずです。

そして、このように時間を示されていれば、参加者様の感覚としては「15:05を過ぎれば退出できるぐらいかな…」、やや慎重派の方でもせいぜい「15:10まではかかるかも」といった心積もりで参加されています。

「15:30までかな?」と大幅な超過を織り込み済みで考える人はほぼ居ません。

例えその後にご予定があろうと無かろうと、15:00に終わると思われていたワークショップがどんどん時間を超過していけば、不信感を抱かれても仕方ありません。

ましてや、その後にご予定がある方の場合、最悪、本来であれば完成していてしかるべき時間なのに「途中で」「未完で」切り上げてお帰り頂く、という不本意な形にさせてしまう可能性があります。参加費の対価に「完成」は必須ですから、場合によっては返金も視野に入れなければならないかも知れません。

ぱす子さん
ぱす子さん

お詫びしてもしきれない状態…。

ひふみん
ひふみん

後からフォローできる方ならいいけど、一期一会の関係だったら「ルーズなパステルアート講師だったな…」と記憶されて終わりです。

パステルアート自体も悪印象になるかも。

時間を過ぎることを了解して頂けて、完成までたどり着けたとしても、時間内に終わった場合と比べて信用度は下がってしまうのは明白です。

参加者様がワークショップに参加されている時以外にどんなご事情をお持ちかは分かりません。

  • この後に時間の動かせないご予定が入っている
  • 体調・体力と相談してこの時間にした
  • 終了時間にご家族が迎えに来られることになっている 等々…

時間を超過するということは、そういった見えない事情に伴った予定を狂わせて、参加者様に迷惑を掛けることでもあります。

施設管理者からの信頼を損なう

第二に、会場を借りていた場合、その施設の管理者やイベントの担当者の心証が悪くなります。それはもう間違いなく。

余裕を持って設定されてはいるでしょうが、完全撤収されているはずの時間になっても前の団体が立ち去っていなかったら、次の団体を入れられなくなってしまいます。

逆の立場で考えたら、さあ、これから設営するぞ!と意気込んで時間ぴったりに向かった会場で、前の時間の団体が残っていたら「えっ(・_・;)」となってしまいますし、その施設の管理能力を疑いますよね。

ぱす子さん
ぱす子さん

それは…まあちょっと思っちゃうかも知れません。

ひふみん
ひふみん

でしょ。ひるがえって、きちんと撤収しないってことは「お世話になっている会場の担当者の顔に泥を塗る行為」になるかもしれないってことなの。

ぱす子さん
ぱす子さん

そっか、確かに。改めて深く反省…。

もし「今日はこの後誰もいないからいいよ」と寛容に使用させて頂ける場合でも、「本来はこの時間までだったところを、特別に残らせて頂いて…」という謙虚な姿勢と感謝はきちんと示しましょう。

特例に甘んじて「そんなものかな」と思っていては、他の施設で同じ扱いを求めて「だらしない」と思われてしまうかも知れません。

ひふみん
ひふみん

ご厚意を当たり前と思わないこと!態度に出ちゃうものよ~。

金銭的ペナルティが発生する

また、目に見えない「信用」に関わるダメージ以外にも、金銭的なペナルティが発生する可能性もあります。

万が一に備えて、時間超過の場合の会場代の規約についても確認しておく方が安心でしょう。

会場代と参加者様からの参加費の差額から、ご自身の講師活動の時給計算をする方もいらっしゃるかと思います。時間が伸びた上に金銭的ペナルティがあるとなると、単純に時給が下がってしまいます。

ひふみん
ひふみん

せちがらいけど、無視できない要素ね。

参加者様が居心地の悪い思いをされる

想像してみてください…。

もし、まだ終わっていないワークショップの途中で施設側から「早く終わってください」と言われたら。次の団体の人が来て自分たちに冷たい視線を送られたら。追加料金を参加者様がいらっしゃる前で言い渡されたら。

ぱす子さん
ぱす子さん

ヒエッ…想像するだけで、もう…いたたまれない!

ひふみん
ひふみん

講師がツライのはいいとしても、参加者様が居心地が悪い思いをされることだけは何としても避けなくちゃね。

参加者様に楽しく、居心地よく過ごして頂くのが講師の本分のはずです。このような状況を起こさない努力は、参加者様からは見えない部分でしっかりとおこなっておきましょう。

緩い方ではなく厳しい方に合わせて

これまでのお話ではやや厳し目の状況を想定してきましたので、実際にはそこまで責められることはないかも知れません。

とはいえ、常に緩い方の基準に合わせて意識を持っていたら、厳しい基準を求められたときに困ることは間違いありません。

本来守るべきワークショップ終了の時間や、完全撤収の時間は、守れて当然という立ち位置はキープしましょう。

時間管理に関して厳し目の意識を持っているせいで、あなたの講師としての評価がマイナスに働くということはありません。

ひふみん
ひふみん

って言っても、あくまでおのれに対する厳しさですよ。人に求めるかはまた別のお話。

時間超過を回避する近道はモチーフの見直し

時間を超過する原因は、十中八九

「参加者様に思ったほどスムーズに描いて頂けなかった」

ことにあるかと思います。

想定していた進行速度で描いて頂けなかったのですね。講師になりたての頃は、自分がシュミレーションした進行がかなり速めであることに気付きづらく、結果時間が押してしまいがちです。

それを回避するためには

  • 最初に、時間の配分と終了時間を伝える
  • 時間超過できない事情を伝えてしまう(次の団体さんが入っているので15:00には必ず終わりますね~、など)
  • 定期的に「さあ、一時間経ちましたから、そろそろ〇〇まで終わらせましょうか」などと時間と進行を意識させる声掛けを行う
  • 時間が掛かりそうな方に目配りをして、必要そうならお手伝いをする
  • そもそもの会場予約の時間を長めにしておく

など、工夫をしてみてください。そして何より、

  • そもそも時間のかかるモチーフにしない

これが、超重要です。

ぱす子さん
ぱす子さん

私、喜んで頂けるかと思ってあえて凝ったモチーフにしちゃってました。

ひふみん
ひふみん

それで思ったように進められなかったってことは、ちょっと複雑すぎたのかもね。そういうのは、いつかマンツーマン自宅教室のために取っておいて、もっと単純なものにしたらどうかしら。

公平性と緊張感を持って

最後に…。

講師と参加者様との関係は、一見そう感じられても実は「仲良しグループ」ではありません。

参加者様が講師を「先生」として重んじて下さるのは、講師が参加者様を「目を配り心を配り、有意義な時間を提供する相手」として大切に扱い続けるからです。 時間内に完成させるということは、参加者様の時間を尊重する姿勢のひとつの表れです。

また、例えば参加者様のうちお一人が「私は急がないから」とゆっくり進行されたり「私はあと一時間だって残れるわ」となかなか帰られなかったりしたら、他の方にどう映るでしょう。

「別にいいか」と思う方以外にも、「私だって予定がなければもっとゆっくり残りたいのに」「ずるいわ」と思われる方もいらっしゃるかも知れません。

あまり四角四面に対応しても人情味がありませんが、公平性は講師に絶対に必要な感覚です。ファシリテーター的な意識を持って「人や時間をさばく」ことを心がけましょう。

ぱす子さん
ぱす子さん

一回の失敗を取り返すには、一回のリカバリーでは無理だけど…。信用回復できるようこれから気を付けるしかないですね。

さしあたっては次回、もうちょっと工程を省いたモチーフにします!

ひふみん
ひふみん

現実的にはモチーフを見直すのが一番時間管理しやすくなるから、それがオススメ。頑張ってね!

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バレンタインのポストカード作例

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